På styrelsemötet den 2/6 presenterade fotbollssektionen ett mycket bra och genomarbetat dokument om vad som gäller avseende laguttagningar och annat. Styrelsen berömde arbetet och godkände dokumentet i sin helhet. 

Samtidigt ser vi ett värde i att ha få men så kompletta regeldokument som möjligt så hockeyn fick uppdraget att se över om man kan ha samma dokument för sin verksamhet, men då naturligtvis omarbetad.

Detta dokument gäller alltså från och med nu men kan komma att uppdateras. 

Policy barn och ungdomsfotboll 2506

//Staffan

På styrelsens möte den 2/6 fick vi en genomlysning av vad arbetsgruppen som ska fixa 100 årsfirandet 2026 tagit fram, det står helt klart att jubileumsåret kommer bli bra och innehållsrikt!

Vi ägnade ganska lång tid till diskussion om utvecklingen i föreningen med allt mer protektionistisk syn på ekonomin och om vi kan fortsätta med att ha en solidarisk förening med alla sektioner i samma balansräkning. Vi kom fram till att det finns ett stort värde i att samarbeta, kunna ha ett kansli och hjälpas åt när det blir jobbigt ekonomiskt i någon av verksamheterna. Vi får gemensamt verka för att medlemmarna också förstår det för tillsammans är vi starkare än om alla kör egen verksamhet autonomt. 

I bifogat protokoll kan Ni läsa om övriga frågor. 

Protokoll 2025-06-02

//Staffan

ÖIF moderniserar och slänger alla verifikat

Nya rutiner!

§1 Tydligare redovisning

Intäkter bokförs som kredit och kostnader som debet vilket innebär att det blir tvärtom i resultatrapporterna, alltså ett minus i resultat har varit överskott. På årsmötet framkom önskemål att vända detta för tydlighetens skull, jag hittade idag inställningen i grundinställningarna i bokföringsprogrammet så nu är ett positivt tal ett överskott.

§2 Vi blir papperslösa!

Sektionerna har ibland svårt att spåra vad det är för kostnader på de olika kontona, i praktiken måste man in på kansliet och söka underlagen i faktura-pärmarna vilket är både bökigt och tar tid, därför slänger vi hädanefter alla fakturor och underlag som kommer via posten, alltfler kommer digitalt!

Men självklart scannar vi dom och laddar in i bokförings-programmet! Varje sektion får en inloggning i BL som vi numera har uppsatt som SAS, Software as a service, och är tillgängligt via webben. Sektionerna kommer endast att kunna läsa och inte ändra något men dom kan alltså enkelt se alla fakturor. Detta kostar 35 kr per sektion och månad vilket vi inte har budgeterat men vi kommer spara det på papper och utskrifter så detta belastar inte sektionerna utan vi tar det centralt där besparingen sker. Gymnastiken behöver inte ha licens så det blir 4 extra licenser och en årlig kostnad på 1 680 kr. 

Tyvärr finns ingen attestfunktion eller rekvisitionshantering i BL, vi har tittat på olika lösningar men det blir oerhört kostsamt med Bankid-funktioner eller andra lösningar. Däremot kommer vi nu omedelbart scanna in fakturan när den bokförs, och då har sektionerna en månad på sig att kolla på dom innan de betalas, om vi har 30 dagars kredit på dom. 

Blir vi helt papperslösa? Nej, vi har ingen digital attestfunktion så protokoll, Årsredovisningar och annat som kräver underskrifter kommer fortsatt kräva papper. Jag kommer undersöka vilket pris vi kan få på Hippoly som hanterar detta via bankid, vi fick det gratis i organisationen Företagarna och jag har det i andra bolag. Naturligtvis ser dom ett reklamvärde i en organisation med företagare och det pris dom tar av Aktiebolag kan vi inte acceptera. 

§3 Fördelning räntekostnader

Vi upptog ett lån för Multibanan då en del av finansieringen sker vi sponsoravtal, lånet framgår av balansräkningens konto 2351 och är på 766 390 kr i dag. På tillgångssidan är Multibanan bokförd på konto 1158 till ett värde av 428 473 kr och den skrivs av på konto 1157 och det sker genom intäkterna från sponsorerna, hittills har det skett med 170 000 kr. 

Då vi fortfarande är en solidarisk förening med en balansräkning  använder vi pengarna där de behövs vilket räddade fotbollen och hockeyn från nedläggning i fjol då underskotten tillsammans blev 439 000 kr. Därför bär numera skidsektionen en tredjedel av räntan på lånet vilket motsvaras av de 258 473 kr som inte skrivits ner än. Men Multibanan kommer inom kort vara helt "skuldfri" vilket är i enlighet med sektionens plan. 

Bokslutet maj

Totala resultatet

Maj blev en bra månad och vi tog igen en del av underskottet vi drog på oss första tertialet. Hittills har vi omsatt 2 488 530 kr, underskottet så här långt är 93 318 kr. Köpstoppet ger önskad effekt och gäller fortsatt!

Östervåla IF Resultatrapport Period 202505

Balansen

Vi ligger ute med en hel del kostnader som är periodiserade, artister, alkohol och Bambusa vilket gör att det är festsektionen och hockeyn som berörs. 

Ostervala_IF_Balansrapport Period 202505

Sektionerna 

Fotbollen gör ett riktigt bra maj med dels sponsorintäkter och spelaravgifter. Dom vände alltså ett kraftigt underskott till positiva siffror. 

Hockeyn fyller tyvärr på sitt underskott lite, men hoppas nu att försäljningen av Bambusa minskar lite på underskottet inför säsongsstarten

Vi hoppas naturligtvis också på bra resultat från Festsektionens aktiviteter under deras jubileumsår. 

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 100 Gemensamt Period 202505_1

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 200 Skogsvallen Period 202505_2

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 300 Fotboll gem. Period 202505_2

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 400 Ishockey gemensamt Period 202505

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 500 Skidor Period 202505

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 600 Gymnastik Period 202505

//Staffan

På måndag genomför vi styrelsemöte och detta är vad vi har på agendan. 

Styrelsemöte 250602 agenda

Jag märker att den ekonomiska rapporteringen inte fungerar för det uppstår frågor som bygger på missförstånd och sektionerna verkar inte ha allt klart för sig när dom fattar beslut som rör ekonomin. Därför kommer vi diskutera en lösning där vi istället för att samla underlag i pärmar som idag scannar in alla underlag i bokföringsprogrammet, idag finns inte längre kravet att spara underlag på papper. Sen får vi komplettera med läslicenser för de som ansvarar för ekonomin i sektionerna så man enkelt kan gå in o läsa underlagen såsom fakturor och andra underlag för kostnader.  

Detta kommer naturligtvis kosta en slant per månad beroende på hur många licenser vi behöver och det är av förklarliga skäl inte med i årets budget men vi kommer ändå överväga det då vi måste få en ökad förståelse för ekonomin. 

Vi kommer också diskutera om vi kan fortsätta ha en solidarisk förening med en ekonomi. Det kommer fler o fler frågor om att sektioner och lag dels vill hålla vissa intäkter utanför ÖIF, dels vill reservera pengar för kommande år. Detta sker idag delvis via luftfakturor och liknande då det finns överskott. Men hittills har ingen sektion eller lag kommit och vill ha underskottet överfört på kommande år. 

Det är bakgrunden till diskussionen som vi ska ha på måndag, vi kan i föreningen inte bara ta kostnaderna och intäkterna viker sektioner och lag undan och hanterar via en annan ekonomi. I vart fall inte om vi ska ha en styrelse som agerar och då kräver styrning av ekonomin. Självklart kan man sätta en "målvakt", eller "nyttig idiot" som man kallar det i näringslivet som ordförande och därmed bara skriva på handlingarna och i praktiken ta risken, och därmed släppa frågan.

Frågan om läslicenser och därmed ökad insikt kan ju "bota" tendenserna med ökad protektionism. 

Meddela gärna kompletterande frågor eller synpunkter. 

//Staffan

Det har kommit till min kännedom att vi har betydligt mer fakturor på väg in än vad vår likviditet klarar av. Leverantörerna kommer få besked att vi inte kommer kunna betala i tid och sannolikt kommer vi behöva avbeställa delar av detta. 

Jag vill återigen påminna om vilka regler vi jobbar efter och enligt beslut på Årsmötet skall ALLA inköp överstigande 10 000 kr förankras i styrelsen, från nu ändras beloppet till 1 kr.

25F1A Budgetförutsättningar 2025

Styrelsens ledamöter är personligt ansvariga för ekonomin om vi kommer på obestånd, men har de av Årsmötet utställda regelverken inte efterlevts kommer det ekonomiska ansvaret att regressas till de som gjort inköpen. 

//Staffan

Som alla vet har fest-sektionen jobbat hårt för att göra jubileumsåret till något extra bra och för att kunna göra det behövs funktionärer till eventen. 

Det är dags att anmäla sig och det är en fördel för Er att anmäla sig nu då Ni kan på så sätt påverka vilken kväll Ni jobbar istället för att bli tilldelad en kväll. 

Via denna länk kommer Ni till anmälnings-sidan.

Anmälningar till Skogsvallens event 2025

//Staffan

Årets första fyra månader ger en omsättning av 1 975 917 kr men nu laddar vi upp för säsongen på Skogsvallen så nästa fyra månader kommer ge mera. En reflektion för april är att vi slagit ett rekord i få Swishar, endast en notering på 25 kr till fotbolls-kiosken under en hel månad är vad vi har! I maj har det släppt för halva månaden har i alla fall 756 noteringar och det är fotbollen inträde och kiosk alltihop. 

Vi har också tagit utbetalningar inför säsongen på Skogsvallen vilket gör att vi är i en svacka likviditetsmässigt. Förhandlingar pågår för fullt om ersättare till den 28/6 då Måns Zelmerlöw avbokat och sektionen har arbetat fram en bra lösning, om alla avtal faller på plats utlovas publicering av namnen på dom som uppträder på jubileums-kvällen kommande vecka. 

Hockeyn och fotbollen har stora utmaningar avseende ekonomin och som jag nämner nedan har jag ett möte om det med hockeyn på onsdag. Fotbollen har i nuläget ingen vald ordförande men ledamoten Joachim Andersson har ansvarsfullt gått in och styrt upp mycket. Jag har pratat med honom idag och utsett honom till tf ordförande för fotbollen och jag får kalla honom till styrelsemöten framöver där han fungerar som fotbollens representant och är adjungerad ledamot, i praktiken har han exakt lika mycket att säga till om som de förtroendevalda även om han inte formellt är vald. Stort Tack till Jocke!

Som Ni ser på resultaten fortsätter kräftgången och detta är helt ohållbart och vi kommer bli ännu striktare i bevakningen att inga inköp sker utanför beslutat regelverk!

24F1A Budgetförutsättningar ÖIF verksamhetsåret 2025

Jag vill i detta sammanhang påminna om att Årsmötet avslog styrelsens förslag om utrymme för att höja medlemsavgifterna inför 2026 och detta är en tydlig signal om att vi ALLA måste bli bättre att hålla i kostnader och det är på intet sätt självklart ett kostnader ska tas av föreningen och att villkor ska gälla bara för att dom gjort så tidigare år!

Årsmötets beslut att sänka taket för medlemsavgifter!

Resultat och balans nedan och jag vill påminna om att BL-administration följer regelverket att en intäkt en en kredit-post , alltså en minuspost,  och kostnader är en debet-post och alltså och alltså en pluspost i rapporterna. 

Ostervala_IF_Resultatrapport Period 202504_2

Ostervala_IF_Balansrapport Period 202504_3

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 100 Gemensamt Period 202504_1

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 200 Skogsvallen Period 202504

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 300 Fotboll gem. Period 202504_1

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 400 Ishockey gemensamt Period 202504

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 500 Skidor Period 202504

Ostervala_IF_Resultatrapport K-stalle 600 Gymnastik Period 202504

Information om elförbrukning, bidrag och hur vi bokför.

Hockeyn och fotbollen har gjort upp om en fördelning av elkostnader som skiljer sig från den anvisning vi hade på Årsmötet, se bilaga.

25 F1F Direktiv om bokföring och fördelning av elkostnader

Uppgörelsen är att hockeyn tar fakturan för ishallen i sin helhet och fotbollen tar fakturan för tegelbyggnaden. Sen fördelas bidraget från kommunen om 535 000 kr så att hockeyn får 90 % och fotbollen 10 %. Jag har alltså bokfört så för april månad men det första tertialet är ej ändrat efter denna överenskommelse. 

Vi får alltså 535 000 kr i bidrag för el av kommunen och inte det vi har i budgeten och orsaken är att beslut om bidrag till föreningar tidigare legat på delegation så tjänstemän i Kultur o Fritid har fattat besluten och jag har gått på information därifrån. Nu fattas besluten av Kultur o Fritidsnämnden och på deras möte i början på året fattades beslutet om 535 000 kr.

Detta fick jag inte kännedom om förrän dagen före Årsmötet vilket skapat denna divergens. Jag har haft en dialog med nuvarande Kultur o Fritidschef i frågan och förklarat att vår bokslutsprocess i praktiken startar i sept-okt och det är då vi sätter budgetförutsättningar med bidrag etc. Hon förstår problemet och ska försöka hitta lösningar på detta inför höstens process, tyvärr är hon tf vilket gör att även hon avträder tjänsten inom kort. Ansökningstiden för den tjänsten gick ut 28/4 så processen att utse efterträdare pågår så vitt jag förstår.   

Detta gör att jag måste återföra delar av bidraget vi aktiverat från resultatet till balansen så att vi "förbrukar" bidraget proportionerligt under året i enlighet med en beräknad förbrukningskurva.

• Det är för ishallen mm aktiverat 165 441 kr men med den nya matematiken ska det vara 147 859 kr vilket gör att jag återför 17 581 kr till balansen och det har jag belastat hockeyn.
• För kaffekvarten mm har vi aktiverat 33 934 kr men ska vara 30 513 kr vilket gör att jag återfört 3 420 kr vilket belastat fotbollen.   
• För april har jag belastat hockeyn för faktiskt kostnad ishallen, 59 231 kr, samt för fotbollen 8 129 kr enligt uppgörelsen mellan fotbollen och hockeyn. Och så aktiverar jag bidraget som faller ut i april enligt den fördelning över månader vi har och då får hockeyn 38 542 kr samt fotbollen 7 182 kr.   
• Nu lämnar vi fördelningen som är beslutad på Årsmötet vilket i sig är kontroversiellt och har medlemmar som på Årsmötet deltog i besluten synpunkter på det får Ni snarast anmäla det. 

På onsdag denna vecka har jag möte med utvalda delar av hockeyn för genomgång av ekonomiska utfallet och hur vi redovisar.   

//Staffan

Torsdagen den 29 maj är det Ottarsloppet i Vendel, där man kan delta både i löpning och cykling. Inom

löpning finns en tävling mellan klubbarna där alla deltagare från Östervåla IF samlar poäng till lagtävlingen, oavsett placering. Vi i Östervåla IF har vunnit denna lagtävling tre år i rad och hoppas kunna vinna även i år. Vi uppmanar därför alla aktiva i Östervåla att anmäla sig och springa för Östervåla IF. Kanske är något lag spelledigt och kan samla laget och springa för att sedan göra något roligt tillsammans? Tillsammans kan vi vinna detta, för ÖIF!

Läs mer och anmäl er på:

https://ottarsloppet.se/anmalan/anmalan-lopning/

/Skidsektionen 

Nu är det dags för ÖIF att hämta in begränsat utdrag ur belastningsregistret för alla som har funktioner som ledare, tränare, styrelseledamöter, sektionsmedlemmar eller som i föreningens regi deltar i aktiviteter där man kommer i kontakt med barn.

Som framgår ovan kommer inga utdrag sparas utan bara ett register på att utdragen lämnats in och att dom är korrekta. 

Beställ utdraget via länken nedan och skicka in till kansliet, det tar endast någon minut och du identifierar dig via Bankid. Om Ni önskar kan Ni skriva ut det och visa upp det på kansliet, annars mailar Ni det till kansliet. Vi upprättar sedan en lista på alla som lämnat in utdrag. 

Länk till beställning av registerutdrag

Exempel Belastningsregistret SB

//Staffan